Thủ tục cấp bản sao và chứng thực lưu trữ


a. Trình tự thực hiện

* Thủ tục cấp bản sao:

- Bước 1. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.

- Bước 2. Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh phê duyệt.

- Bước 3. Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu và trả tài liệu đã sao.

* Thủ tục cấp Chứng thực lưu trữ:

- Bước 1. Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.

- Bước 2. Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

- Bước 3. Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b. Cách thức thực hiện

          Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu và chứng thực tài liệu của độc giả và trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả.

c. Thành phần, số lượng hồ sơ

* Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao:

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu;

- Bản lưu bản sao tài liệu.

* Thành phần hồ sơ đối với cấp bản chứng thực tài liệu

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

d. Thời hạn giải quyết

Thời hạn trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả vào cuối buổi yêu cầu.

e. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Các tổ chức và cá nhân.

f. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

Lưu trữ lịch sử tỉnh.

g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực tài liệu.

h. Lệ phí:

Thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 7/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện về phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

i. Tên mẫu đơn, mẫu t khai

Phiếu yêu cầu sao tài liệu và phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

j. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

- Thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 7/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện về phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.


Biểu mẫu kèm theo: